Zgłoszenie zagrożenia a kontakt w zwykłej sprawie
Pożar, dym wydobywający się z budynku, podejrzenie ulatniania się niebezpiecznej substancji czy wypadek, przy którym potrzebne jest uwolnienie poszkodowanych, wymagają zgłoszenia alarmowego. Należy zadzwonić pod numer 112 i podać miejsce zdarzenia, rodzaj zagrożenia oraz informację, czy ktoś może być ranny lub uwięziony. W Jeleniej Górze szczególnie dokładnie trzeba opisać dojazd do miejsc położonych poza głównymi ulicami, przy szlakach lub na terenach leśnych. Nie należy odkładać zgłoszenia po to, by znaleźć bezpośredni numer do wybranej jednostki. Dyspozytor kieruje na miejsce odpowiednie służby i może zadawać dodatkowe pytania potrzebne do oceny sytuacji.
Numery podane przy jednostkach straży pożarnej służą do kontaktu w sprawach, które nie wymagają natychmiastowej interwencji. Przed telefonem dobrze ustalić, czego dotyczy sprawa: zagrożenia wymagającego zgłoszenia, pytania o ochronę przeciwpożarową czy korespondencji kierowanej do konkretnej jednostki. Jeżeli sytuacja się zmienia i pojawia się ryzyko dla życia, zdrowia lub mienia, należy skorzystać z numeru alarmowego zamiast czekać na odpowiedź na wiadomość lub połączenie z biurem.
Sprawy związane z ochroną przeciwpożarową
Do Państwowej Straży Pożarnej kieruje się między innymi pytania dotyczące właściwości organu w sprawach ochrony przeciwpożarowej oraz sposobu złożenia pisma. Przy zgłoszeniu dotyczącym budynku lub terenu przydają się dokładny adres, opis zauważonego problemu i informacja, od kiedy występuje. W sprawach formalnych może być potrzebny dokument potwierdzający uprawnienie do działania w imieniu właściciela albo zarządcy obiektu. Zakres wymaganych załączników zależy od rodzaju postępowania, dlatego przed wizytą należy potwierdzić go w jednostce prowadzącej daną sprawę. Sam telefon nie zastępuje pisma, jeśli przepisy wymagają złożenia wniosku lub zawiadomienia w określonej formie.
Przygotowanie do kontaktu z jednostką
Przed wizytą należy sprawdzić adres jednostki i godziny przyjmowania interesantów. Budynek, w którym stacjonują strażacy, nie musi być miejscem prowadzenia każdej sprawy administracyjnej. Podczas rozmowy telefonicznej można ustalić właściwą komórkę organizacyjną, sposób doręczenia dokumentów oraz to, czy sprawę można załatwić bez przyjazdu. Warto mieć pod ręką numer wcześniejszej korespondencji, jeśli sprawa była już prowadzona. Przy osobistym składaniu dokumentów należy przygotować dane kontaktowe oraz kopię pisma, na której można uzyskać potwierdzenie złożenia. Dane jednostek ochotniczych i Państwowej Straży Pożarnej mogą figurować obok siebie, lecz ich zadania i sposób załatwiania spraw urzędowych nie są takie same. Sprawę formalną należy kierować do jednostki właściwej dla danego postępowania.