Zagrożenie pożarowe wymaga zgłoszenia alarmowego, natomiast sprawy dotyczące dokumentów i wymagań przeciwpożarowych załatwia się w innym trybie. Poniżej opisano, kiedy dzwonić pod numer alarmowy, a kiedy kontaktować się z jednostką w godzinach jej pracy i co przygotować przed takim kontaktem.
Zgłoszenie zagrożenia a sprawa urzędowa
Pożar, dym w budynku, wyczuwalny zapach spalenizny, wypadek z osobami poszkodowanymi lub inne bezpośrednie zagrożenie życia i mienia należy zgłaszać pod numerem 112 albo 998. Numer telefonu podany przy jednostce w katalogu może służyć do kontaktu organizacyjnego, ale nie zastępuje połączenia alarmowego. Dyspozytorowi trzeba podać możliwie dokładne miejsce zdarzenia, rodzaj zagrożenia, informację o osobach poszkodowanych oraz numer telefonu do kontaktu. W Jeleniej Górze pomocne może być wskazanie ulicy i numeru budynku, a poza zwartą zabudową również najbliższego punktu orientacyjnego. Nie należy kończyć rozmowy, zanim zrobi to osoba przyjmująca zgłoszenie.
Do jednostki straży pożarnej kieruje się także sprawy, które nie wymagają natychmiastowej interwencji: pytania o właściwość organu w sprawach ochrony przeciwpożarowej, dokumenty dotyczące obiektu czy zasady składania pism. Przed telefonem lub wizytą należy ustalić, czy chodzi o Państwową Straż Pożarną, czy o jednostkę Ochotniczej Straży Pożarnej. Zakres ich zadań i możliwość załatwienia sprawy administracyjnej są różne. Dane adresowe jednostki i godziny obsługi warto potwierdzić przed przyjazdem, ponieważ miejsce stacjonowania ratowników nie musi być miejscem przyjmowania interesantów.
Przygotowanie do kontaktu w sprawach przeciwpożarowych
Przy pytaniach dotyczących budynku należy przygotować jego adres, sposób użytkowania oraz krótki opis problemu. Innych informacji wymaga zgłoszenie nieprawidłowości na drodze ewakuacyjnej, a innych pytanie o dokumentację nowego lokalu lub planowane wydarzenie. Jeśli sprawa dotyczy wcześniejszej kontroli albo otrzymanego pisma, potrzebna będzie jego data i numer. Właściciel, zarządca lub osoba działająca w ich imieniu powinna mieć dokumenty pozwalające określić, jakiego obiektu dotyczy korespondencja. Przy składaniu pisma należy sprawdzić właściwą jednostkę, sposób jego doręczenia oraz wymagane załączniki; sam telefon zwykle nie zastępuje formalnego wniosku.
W sprawach wymagających oględzin, uzgodnień lub stanowiska organu nie należy zakładać, że zostaną rozstrzygnięte podczas jednej wizyty. Pracownik może wskazać właściwy tryb postępowania albo poprosić o uzupełnienie danych. Jeśli problemem jest zagrożenie występujące w tej chwili, na przykład zablokowana droga ewakuacyjna podczas użytkowania budynku lub dym wydobywający się z pomieszczenia, pierwszeństwo ma bezpieczeństwo osób na miejscu i zgłoszenie alarmowe. Kontakt administracyjny służy wyjaśnianiu spraw oraz przekazywaniu dokumentów, nie organizowaniu pilnej akcji ratowniczej.